Как подключиться к электронному документообороту
Электронный документооборот постепенно вытесняет обмен бумажными документами. Это проще, удобнее и быстрее. А в некоторых случаях это единственный возможный вариант обмена, установленный законодательством.
Рассказываем, зачем нужен электронный документооборот и какие у него преимущества. А также, какие что можно отправлять и как выбрать оператора ЭДО.
Что такое ЭДО
Электронный документооборот или ЭДО — обмен электронными документами между компаниями, госструктурами с помощью интернета.
Для чего нужен ЭДО?
Электронный документ нужен не только для обмена различными актами, УПД, счет-фактурами и накладными. Вторая по важности функция — передача кодов маркировки через УПД в электронном виде.
Также благодаря ЭДО можно:
- Экономить время. Больше не нужно ждать курьера или самостоятельно отправлять документы по почте. Также заполнять их в электронном виде быстрее, чем в бумажном.
- Экономить деньги. Чтобы отправить документ, вам не нужно тратиться на курьера или покупку конвертов, а также бумагу и картриджи. Еще не нужно тратить деньги на содержание архива.
- Сохранить конфиденциальность. При передаче между контрагентами ценные бумаги не потеряются и будут доступны в защищенном личном кабинете в любое время. Они не будут дублироваться и не попадут чужим людям.
- Своевременно отправлять документы. Контрагент получит документ сразу после того, как его перешлет отправитель.
- Обмениваться в любое время. Документы можно подписать и отправить в любое время с любого устройства, на котором есть доступ к электронной подписи.
Какие документы можно отправлять через ЭДО?
Через ЭДО можно отправлять только электронные документы.
С помощью ЭДО можно отправлять формализованные и неформализованные.
Формализованные документы
Формализованные — электронные документы в виде файла с расширением xml, формат которых утвердила ФНС. К ним установлены определенные требования для заполнения и передачи.
К формализованным относятся:
- универсальный передаточный документ — УПД;
- корректировочный УПД;
- счёт-фактура;
- корректировочная счёт-фактура;
- накладная по форме ТОРГ-12;
- акта приема-сдачи работ или услуг.
К актам и накладным нет строго формата, но есть обязательные реквизиты. Поэтому их можно создавать и передавать:
- в установленном приказом ФНС актуальном формате.
- в собственном формате, который разработала организация или другом удобном виде.
- в утратившем силу формате ФНС по Приказу ФНС РФ от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@.
При наличии КЭП и всех обязательных реквизитов эти документы юридически значимы.
Неформализованные документы
Неформализованные — электронные документы, формат которых не установлен ФНС.
К неформализованным относятся документы в формате: doc, xlsx, pdf, jpg и другие. Если неформализованный документ подписан КЭП, он также считается юридически значимым. Его не нужно распечатывать и дополнительно подписывать вручную.
Как работает электронный документооборот ЭДО?
Для того чтобы обмениваться документами в электронном виде, нужно подключиться к одному из операторов ЭДО, которые одобрены ФНС. Вот как выглядит подключение к электронному документообороту:
Если вы отправляете документ
- Войдите в личный кабинет ЭДО с помощью квалифицированной электронной подписи — КЭП.
- Добавьте контрагента в ЭДО. Для этого отправьте ему приглашение на обмен документами.
- Загрузите файл в личный кабинет ЭДО.
- Подпишите его электронной подписью с помощью КЭП.
- Отправьте.
- Получите уведомление о том, что документ подписан.
В личном кабинете ЭДО можно проследить все этапы движения документа. Для этого есть статусы: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».
Когда вы хотите отправить файл, оператор проверяет достоверность электронной подписи.
Если вы получаете документ и требуется подпись
- Войдите в личный кабинет ЭДО.
- Выберите нужный файл в папке «Входящие».
- Подпишите документ КЭП или запросите корректировку, если в нем ошибка.
После того, как отправитель и получатель подпишут документ, его нельзя редактировать.
Также, чтобы работать с электронными документами было проще, в ЭДО.ПОТОК есть бесплатный коннектор 1С. Вы можете обмениваться документами в интерфейсе 1С.
Как выбрать оператора ЭДО?
Чтобы выбрать оператора ЭДО, учтите следующие особенности.
- Безопасно передает документы. У оператора должен быть SLA — соглашение об уровне качества сервиса. У ЭДО.ПОТОК SLA размещен на сайте.
- Интегрирован с системой «Честный ЗНАК» (ЦРПТ). Благодаря интеграции оператор может передавать коды маркировки в ЦРПТ.
- Функционален. В системе должна быть возможность:
- передавать и получать форматизированные и неформализованные документы;
- просматривать файлы в интерфейсе;
- ставить на документы подпись, отказывать в подписи;
- сохранять файл на компьютер или в электронный архив;
- настраивать доступ для пользователей;
- отслеживать статусы документов.
- Имеет возможность интеграции с учетными системами. Некоторым компаниям удобнее работать в собственной учетной системе. Идеально, если ЭДО интегрирован с популярными учетными системами: 1С, SAP, Oracle, Docsvision, Directum, Парус.
- Настроен роуминг. Он нужен, чтобы обмениваться файлами с клиентами других операторов ЭДО.
- Демо-доступ. Это важно, чтобы еще до заключения договора проверить, как работает сервис.
Что нужно знать при выборе ЭДО?
- C помощью ЭДО можно быстро обмениваться файлами с контрагентами и партнёрами, сдавать отчётность в госорганы.
- Через ЭДО можно отправлять любые документы: счета-фактуры, УПД, изображения, накладные и акты.
- Чтобы выбрать оператора ЭДО, обрати внимание: есть ли у компании соглашение SLA, интегрирован ли он с ЦРПТ, подключен ли к учетной системе, есть ли роуминг и демо-доступ.